Электронная и письменная переписка может приобретать статус официального документа, имеющего юридическую силу. Рассмотрим особенности оформления переписки в качестве документа и требования к ее использованию.
Содержание
Виды переписки, имеющей статус документа
- Деловая переписка между организациями
- Официальные запросы в государственные органы
- Переписка с клиентами и контрагентами
- Судебная переписка
- Трудовые отношения (уведомления, требования)
Требования к переписке как документу
Элемент | Обязательные требования |
Реквизиты | Дата, номер, подпись, печать (при необходимости) |
Идентификация сторон | Полные наименования, контактные данные |
Содержание | Четкое изложение сути вопроса |
Форма | Соответствие деловому стилю |
Как оформить переписку в качестве документа
Для электронной переписки
- Используйте официальные электронные адреса
- Указывайте тему письма
- Включайте в подпись полные реквизиты организации
- Сохраняйте оригиналы писем с заголовками
- Фиксируйте факт получения (уведомление о прочтении)
Для бумажной переписки
- Оформляйте на бланке организации
- Присваивайте исходящий номер
- Регистрируйте в журнале исходящей корреспонденции
- Сохраняйте копии отправленных документов
- Фиксируйте входящие документы (штамп с датой получения)
Юридическая сила переписки
Фактор | Влияние на юридическую силу |
Электронная подпись | Придает полную юридическую силу |
Простая переписка | Может использоваться как доказательство |
Нотарное заверение | Усиливает доказательную базу |
Хранение переписки
- Электронная переписка:
- Резервное копирование
- Использование архивных форматов
- Защита от несанкционированного доступа
- Бумажная переписка:
- Систематизация по датам или темам
- Хранение в специальных архивах
- Соблюдение сроков хранения
Использование в судебных делах
- Переписка должна быть полной и непрерывной
- Требуется подтверждение подлинности
- Должна относиться к рассматриваемому делу
- Лучше предоставлять оригиналы или нотариально заверенные копии