Электронная и письменная переписка может приобретать статус официального документа, имеющего юридическую силу. Рассмотрим особенности оформления переписки в качестве документа и требования к ее использованию.

Содержание

Виды переписки, имеющей статус документа

  • Деловая переписка между организациями
  • Официальные запросы в государственные органы
  • Переписка с клиентами и контрагентами
  • Судебная переписка
  • Трудовые отношения (уведомления, требования)

Требования к переписке как документу

ЭлементОбязательные требования
РеквизитыДата, номер, подпись, печать (при необходимости)
Идентификация сторонПолные наименования, контактные данные
СодержаниеЧеткое изложение сути вопроса
ФормаСоответствие деловому стилю

Как оформить переписку в качестве документа

Для электронной переписки

  1. Используйте официальные электронные адреса
  2. Указывайте тему письма
  3. Включайте в подпись полные реквизиты организации
  4. Сохраняйте оригиналы писем с заголовками
  5. Фиксируйте факт получения (уведомление о прочтении)

Для бумажной переписки

  • Оформляйте на бланке организации
  • Присваивайте исходящий номер
  • Регистрируйте в журнале исходящей корреспонденции
  • Сохраняйте копии отправленных документов
  • Фиксируйте входящие документы (штамп с датой получения)

Юридическая сила переписки

ФакторВлияние на юридическую силу
Электронная подписьПридает полную юридическую силу
Простая перепискаМожет использоваться как доказательство
Нотарное заверениеУсиливает доказательную базу

Хранение переписки

  • Электронная переписка:
    • Резервное копирование
    • Использование архивных форматов
    • Защита от несанкционированного доступа
  • Бумажная переписка:
    • Систематизация по датам или темам
    • Хранение в специальных архивах
    • Соблюдение сроков хранения

Использование в судебных делах

  • Переписка должна быть полной и непрерывной
  • Требуется подтверждение подлинности
  • Должна относиться к рассматриваемому делу
  • Лучше предоставлять оригиналы или нотариально заверенные копии

Запомните, а то забудете

Другие статьи

Как заказать выписку из МТС и прочее